GÉRER SON TEMPS POUR MIEUX ATTEINDRE SES BUTS

POURQUOI?

POUR QUI?

PROGRAMME

OBJECTIFS

BÉNÉFICES

AVIS

POURQUOI Y ALLER?

« Je passe trop de temps à des futilités ou à éteindre des incendies. Comment me consacrer à des choses réellement importantes? »

« Je me sens continuellement débordé et je ne vois pas comment m’en sortir.»

« Comment savoir si je suis mal organisé ou si j’ai trop de travail? »

« Je voudrais arriver à dire « non! » plus souvent tout en restant bienveillant. »

« Je n’arrive pas à lever la tête du guidon alors que cela me ferait le plus grand bien. »

« Comment passer moins de temps à traiter mes mails? »

« Mon équipe gagnerait à être mieux organisée, mais comment? »

PUBLIC VISÉ ET PRÉREQUIS

Toute personne ayant suffisamment de latitude pour organiser par elle-même au moins une partie de son travail.

PROGRAMME DE LA FORMATION

INTRODUCTION

> Parabole du bocal et des galets.

> Analyse des ressources disponibles pour mener toute action.

> En quoi la ressource « temps » est-elle différente ?

> Les choix nécessaires pour bien utiliser son temps.

CONSTRUCTION DU RÉFERENTIEL DE VIE DE L’INDIVIDU ET PARALLELE AVEC LA STRATÉGIE DE L’ENTREPRISE

> Les valeurs de l’individu comme socle de construction de son référentiel de vie
Identification de ses propres valeurs, formalisation et priorisation.

 > Les buts à long terme pour donner le cap
Identification de ses propres buts, formalisation et priorisation.

 > Les objectifs à moyen terme   
Identification, formalisation par la méthode SMART.

 

LA PLANNIFICATION A MOYEN TERME

> Les sous-objectifs et les actions clé à court terme

Formalisation et organisation en diagramme de GANTT.
Utilités du diagramme de GANTT.
Réalisation d’un GANTT.

LE PLANNING OPÉRATIONNEL

> Le squelette de planification hebdomadaire.

Déterminer les modules de travail (Notion de biorythme)

Positionner les différentes catégories de tâches
(Récurrences, Micro-tâches, Courrier,Rendez-vous et réunions)

Planifier les actions clés

Réduire et gérer les imprévus

> Deux cas particuliers

Adapter le squelette aux ‘itinérants’

Adapter le squelette aux personnes qui travaillent en mode projet

> Gérer les interruptions

La prévention

La gestion des interruptions

> Traiter les mails

Dérives courantes du mail

Actions préventives

Traiter efficacement mails et courrier papier

LES RÉFLEXES DU MANAGER

> Le mécanisme pernicieux du ’Singe sur l’épaule’

> Eviter définitivement les singes

OBJECTIFS DE LA FORMATION

> Savoir identifier ses valeurs personnelles et formaliser des buts à moyen terme et des objectifs SMART.

> Décliner ses objectifs en actions opérationnelles au quotidien.

> Savoir utiliser un diagramme de GANTT pour planifier les objectifs à moyen terme.

> Savoir organiser son travail sur une semaine pour intégrer les actions récurrentes, les micro-tâches, les actions clé, rendez-vous et réunions.

> Savoir réduire et gérer les interruptions.

> Acquérir les comportements qui permettent de préserver son planning et ne pas se laisser déborder.

> Connaître les dérives du mail et agir pour les prévenir.

> Traiter les mails efficacement.

> Adapter l’ensemble de la méthodologie pour la mettre en place dans son environnement de travail.

> Savoir éviter de prendre des actions qui appartiennent à d’autres (collègues, collaborateurs…).

> Savoir agir pour préserver un équilibre vie privée/vie professionnelle.

BÉNÉFICES DE LA FORMATION

« Je maîtrise et j’anticipe mieux les évènements du moyen/long terme. »

« Plus de sérénité et moins de stress: mon organisation personnelle me protège mieux des urgences, des interruptions et des imprévus et me permet de les gérer astucieusement quand ils surviennent. »

« L’équipe est plus performante, soudée par une méthode et un vocabulaire partagés. »

« J’acquiers une réputation de fiabilité et d’efficacité dans mon environnement professionnel. »

« J’équilibre mieux vie privée et vie personnelle et je consacre plus de temps à des projets importants pour moi. »

« Finalement, je suis devenu plus bienveillant avec moi-même. »

AVIS SUR LA FORMATION

Mon métier consiste à proposer aux clients des prestations et services à la hauteur de leurs attentes tout en assurant la gestion et la rentabilité de l’hôtel.

Pour mener à bien ma mission je dois quotidiennement organiser et manager mon équipe afin de faire face aux contraintes de notre activité dans les conditions les plus sereines.

Selon moi, la principale problématique de gestion du temps d’un directeur est que nous sommes constamment entre l’administratif et le terrain.

Par conséquent, les gros dossiers à traiter ou les to do list que nous élaborons en début de journée ne sont pas toujours effectués en temps voulu et trop souvent reportés au lendemain.

Cette formation m’a permis de réaliser que le temps que nous n’utilisons pas à bon escient est définitivement perdu et que si  nous planifions tous nos rendez vous, nos tâches quotidiennes, nos gros dossiers à traiter, nos micro-tâches ainsi que les “Jokers” nous pouvons faire face aux imprévus et aux interruptions sans déroger à notre agenda.

Au lendemain de cette formation j’ai crée mon agenda électronique en planifiant mes rdv, mes tâches professionnelles et personnelles.

Cela m’a beaucoup apporté en efficacité , par exemple les réunions et les points hebdo avec mon équipe sont plus productifs et  plus structurés car comme ils sont planifiés je les alimente au fur et à mesure jusqu’au jour J.

Ma vie privée est aussi plus organisée, lorsque je planifie sur mon agenda une séance de sport je m’y engage et j’y cours 😉

Je recommande cette formation à toutes les personnes qui un soir sont rentrées chez elles frustrées en pensant ne pas avoir été productives.

Khadija IBRAHIMI - Directrice -
HOTEL B&B Chartres Océane

Cette formation est un outil très puissant. Au-delà des techniques (efficaces !), c’est le sens de nos missions et de nos choix qui est traité.

En travaillant sur les valeurs qui m’animent, je sais maintenant pourquoi j’accorde du temps à cette action et pourquoi je délaisse telle autre.

Lorsque je me sens débordée, que tout ne rentre pas dans mon agenda comme je le souhaiterais, je relis les notes prises au cours de cette formation pour me ré imprégner des choses importantes.

Sandrine THIBAUD - Directrice -
Réseau Entreprendre Seine Estuaire Le Havre

La gestion du temps a toujours été un de mes principaux problèmes.

Aujourd’hui, il est possible de dire que j’ai réussi à régler ce problème grâce à la formation « Gérer son temps pour mieux atteindre ses buts » suivie avec CRONO CONCEPT.

Cette formation tire sa richesse d’un ancrage de la gestion du temps dans les propres valeurs de chacun qui sont ensuite déclinées en objectifs et sous-objectifs.

Il en ressort une priorisation de son temps de travail et de son temps tout court très utile et rapidement opérationnelle.

Laurent BERLIE - Créateur et dirigeant -
Laboratoires EONA (91)

J’ai fait appel à CRONO CONCEPT sans soupçonner la marge de progrès que nous allions trouver dans l’organisation de notre temps.

En seulement 2 jours de formation, les équipes repartent avec de la structure, applicable dès le lendemain matin.

L’approche métier d’Alain est un vrai plus qui trouve rapidement de l’écho dans les équipes.

Mickaël LE GALLIC - Président -
Axe équipement (Beaune)

A présent mes projets professionnels sont rendus à l’heure, et j’ai gagné 3 heures d’étude de veille technologique par semaine.

A la maison ma femme semble plus heureuse, j’ai moins droit à la petite phrase “tout façon quand je te parle tu ne m’écoutes pas”. Le planning commun est sur le frigo et la règle dit “si c’est convenu ensemble et écrit, met le dans ton squelette. Si ça ne rentre pas, sort tes jokers”.

Prochaine étape – distribuer les squelettes à mes collègues de travail, et prêcher la bonne parole.

Ainsi soit-il !

Olivier ECKERT - Support Manager -
Four Js

Bien plus qu’une formation sur la gestion du temps, cette formation a été une véritable révélation pour moi et m’a permis de mettre en lumière les dysfonctionnements qui généraient beaucoup de stress au travail.

La remise en question a été importante suite à cette formation et m’a appris à gérer mon temps, notamment vis-à-vis des autres collaborateurs.

Cette formation est le point de départ pour poursuivre sur la route de la sérénité !

Diane Aurore ROY MONIÉ -
Achak

Propulse a fait appel à Crono Concept pour maitriser sa gestion du temps.

Notre agence de communication commercialise des heures de conseil, de graphisme, de développement web. Plus de 150 heures chaque semaine à vendre, planifier, organiser, contrôler…

Autant dire que la gestion du temps est d’une importance capitale dans notre entreprise.

L’approche proposée par Alain Humbert a vite été mise en œuvre dans l’entreprise. Aujourd’hui, tout le monde a son propre planning, adapté à son rythme et aux besoins de l’agence. Et l’expérience fonctionne parfaitement.

Nous étions arrivés à un point où nous avions beaucoup de demandes entrantes (“urgentes”), que nous ne pouvions pas refuser, mais au dépend de l’avancement des projets déjà en cours. Ce n’était plus possible d’avancer à l’aveugle et de ne faire que parer à l’urgence et panser les bobos de nos clients.

Nous recommandons vivement Crono Concept à tous ceux qui se sentent épuisés de ne pas avoir réussi à faire tout ce qu’ils avaient à faire dans leur journée.

Guillaume DROUIN - Dirigeant -
Agence PROPULSE (Dijon)

Je voulais vous remercier pour cette formation très captivante dont toutes les minutes ont eu un très grand intérêt pour améliorer mon organisation « temporelle ».

Avec tous « les galets et le sable » remis durant la formation, et si je trouve un peu de ciment  je pense que j’arriverai a construire, non pas comme le Facteur Cheval un palais, mais mon planning idéal.

En tout cas dès ce matin j’ai commencé à faire « remonter » quelques singes dans leurs arbres, et entre vos techniques et un bonne lecture du Livre de la Jungle, ces éléments perturbateurs ne seront plus qu’un mauvais souvenir !

Encore merci.

Ludovic BEAU - DRH et DAF -
Cave de Tain (Tain l’Hermitage)

Avant la formation mon emploi du temps était à la merci de tout le monde.

Je n’arrivais pas à faire respecter mes priorités. Je n’y arrivais pas par manque de connaissances de celles-ci. Je ne savais pas comment les définir, comment les hiérarchiser, comment leur réserver du temps.

La méthode “qui marche” d’Alain m’a fait prendre conscience du fait que mon temps m’appartenait et que j’avais le pouvoir de le gérer.

Aujourd’hui, chaque jour je pense à gérer mon temps. Je ne suis pas encore un maître, mais je progresse avec la joie et l’émerveillement de quelqu’un qui découvre sa nouvelle maison et tout ce qu’il va pouvoir y faire pour l’améliorer avec un budget illimité puisqu’il est le propre banquier de son temps !

François JUDET - Dirigeant -
Ateliers Brugier (Paris)

Le temps est une thématique centrale dans notre organisation, tout comme dans nos vies.

C’est donc naturellement que nous lui consacrons chaque année un temps de formation apprécié de tous les collaborateurs !

Ophélie DUTHU - Directrice des opérations -
Propulse

En préambule de formation, Alain nous a demandé nos attentes. Les miennes étaient claires et reflétaient mes valeurs : Cohésion d’équipe, efficacité, mise en pratique.

Après 2 jours de formation, ma collaboratrice et moi étions ravies d’avoir pu partager, et mis en place un planning commun nous permettant à présent de pouvoir travailler avec plus de souplesse et de visibilité.

Anne CAZOR - Dirigeante -
Cuisine Innovation

J’ai trouvé cette formation pratique, à la fois de fond et de forme, à mettre entre toutes les oreilles. La méthode de Crono Concept m’a permis de faire un point sur mes habitudes de travail, le sens que j’y mets, et optimiser mon temps professionnel et personnel.

Une mise en application directe a facilité dans le temps la gestion de l’ensemble des tâches inhérentes à mon(mes) métier(s).

Une formule adaptée en 2 rencontres permettant de faire le focus sur soi, auprès des autres participants, dans un esprit de construction.

David RICHARD - Chargé de mission -
Réseau Entreprendre (Pays Basque Landes)

Cette formation a été très enrichissante. Mon poste est riche avec des tâches très variées: management, gestion administrative et gestion technique, sans compter les nombreux appels téléphoniques, toutes les réunions de travail et bien sûr tous les imprévus. Désormais, chacune de ces tâches a sa place dans mon agenda.

Ça peut sembler étrange mais je prends le temps d’organiser mon temps. Je me sens du coup moins débordée. La conséquence de tout ça: je finis presque toujours à l’heure…

Fanny MCHIRI - Responsable d'Agence -
Drôme Aménagement Habitat (DAH)

Mon métier consiste à piloter un établissement dans lequel j’ai donc plusieurs « casquettes » : Qualité, Management, Gestion / Compta, Commercialisation.

Difficile parfois de distinguer l’urgent et l’important… puisque tout est urgent, et tout est important. Les différentes personnes qui nous entourent comptent sur nous pour assurer à la vitesse de la lumière, sans prendre en considération ce que nous avions prévues.

Rentrer à la maison le soir en laissant votre to do List tel que vous l’aviez écrite le matin, vous rend insatisfait de votre production. D’ailleurs, vous ne savez même pas au bout du compte si vous avez été réellement productif alors que vous avez épuisé toute votre énergie ! Une vraie problématique….

Cette formation m’a appris que la qualité de notre travail dépend de notre capacité à mettre notre intelligence et notre biorythme au service de notre agenda. Nous nous soumettons souvent à la disponibilité des autres, ou encore à prioriser le travail selon les urgences des autres par souci de bien faire.

Elle m’a également appris à me structurer puisque j’ai appris à donner des petits noms à la multitude de tâches que j’ai à faire: Galets, Récurrences, Micro tâches, et la cerise sur le gâteau sont les Jokers… ceux-là, je suis très contente de les avoir quand j’en ai besoin !

Je planifie même mes rendez-vous personnel dans un seul agenda… Et ça aussi c’est plutôt pratico-pratique !

J’ai planifier la mise en route de ma nouvelle organisation, passer ma commande d’agenda « classeur », construit mon tableau SMART, et enfin ranger mon bureau de fond en comble pour une remise à zéro.

Même si je dois faire des réglages pour perfectionner ce système, j’ai gagné clairement en efficacité, et en sérénité. Et surtout, je crois que mon équipe est également plus sereine puisqu’elle se structure de manière plus nette aussi.

C’est une formation qui en réalité est nécessaire pour tous lorsque nous rentrons dans la vie active.
Le monde du travail, implique que nous devons traiter plusieurs sujets, dans un délai parfois très court, tous plus urgents les uns que les autres, et nous avons donc l’impression de courir après le temps… Le stress nous régit donc au quotidien, et malgré tout, nous devons garder le sourire !

Donc tout le monde devrait faire cette formation, parce qu’il s’agit d’abord de gagner en bien être, pour rentrer à la maison en ayant l’impression d’avoir bien travaillé, et non pas d’avoir procrastiné par manque de temps, ou d’organisation !

Halima HOUILLE - Directrice -
HOLIDAY INN Roissy (Groupe IMMOPARTS)

Hérault Habitat est une structure départementale HLM en forte expansion (plus de 4% d’augmentation du patrimoine annuel), composé de 200 agents.

Des contrôles de la Mission Interministérielle du Logement et de la Chambre Régionale des Comptes ont soulevé des points à améliorer, tant sur l’organisation du Comité de Direction que sur le management général de Hérault Habitat.

J’ai donc fait appel à la société Crono Concept pour m’aider dans la mise en œuvre de stratégie, de façon de faire et d’organisation.

Aujourd’hui le système est en place. Le processus d’amélioration continu des procédures va être suivi par des contacts avec Crono Concept précis, sur des thèmes définis. Un climat serein s’établit.

Jean-Pierre PUGENS - Directeur Général -
Herault Habitat

Toutes les semaines depuis environ trois ans, en regardant mes consultations, malgré toutes les tentatives d’organisation, je déprimais.

Non pas parce que le travail me faisait peur, ou je n’aimais plus mon métier, mais, c’était un casse-tête permanent à chaque mail, à chaque coup de fil de médecin ou de proche pour caser quelqu’un en consultation, sans parler des urgences, des imprévus…

J’ai été, je pense, victime du fameux « burn-out » après dix ans d’installation dans le privé, mon travail ressemblait plus à de l’abattage qu’à la passion initiale. Et puis, il y a eu cette réunion APM, à laquelle j’ai été convié par mon bon ami, avec pour thème : la gestion du temps.

Ce fut une véritable révélation, une approche différente, originale de cette notion de temps que je pensais être définitivement devenue mon ennemi.

J’ai revu mon planning en y ajoutant les mots magiques :”récurrences”, “Joker” et”Urgences”.

J’aborde les journées de travail différemment, je suis beaucoup moins sollicité pour trouver un rendez vous urgent, et même quand je le suis, je sors mon ‘joker’.

Je débute ma consultation l’esprit libre et débarrassé des récurrences qui ne perturbent pas le déroulement normal de la journée, je suis plus concentré lors des consultations, je redécouvre le plaisir de discuter avec les patients et je n’ai plus l’impression de faire de l’abattage.

J’ai acquis une espèce de maitrise de mon temps en quelques modifications simples au niveau du travail et aussi de la vie privée, ce qui m’a permis de reprendre le sport et de passer plus de temps avec ma famille.

Dr Rémy ROMNEY - Hépato-Gastroentérologue

Si je peux écrire ce petit compte-rendu de notre formation sur la gestion du temps, c’est parce que j’ai pris le soin la semaine dernière de bloquer dans mon agenda une demi-heure pour le faire. Cela a l’air bien anodin, mais c’est pourtant ce genre d’initiative qui nous a permis de changer notre méthode de travail au sein de l’agence.

La gestion du temps étant un concept relativement flou, nous nous attendions à suivre une formation très théorique sur la nécessité de calculer ses heures de travail. Nous pensions devenir des comptables de l’horloge avec toute la rigueur et la morgue que cela implique, et fort heureusement il n’en fut rien.

Sur ces trois journées, nous nous sommes surpris à enfin parler des choses primordiales que nous attendions de notre agence : ce qu’elle devait incarner, ce que nous souhaitions qu’elle devienne et ce qu’elle pouvait améliorer. Nous avons pris le temps de nous écouter mutuellement pour prendre conscience des objectifs de chacun et les transformer en un objectif commun.

Cette phase préliminaire sur la définition de notre agence nous a permis de clarifier nos priorités pour l’avenir et de les inscrire dans un processus de durée. De là, nous avons pu mettre en place une nouvelle méthode pour répartir et gérer les différents projets. Bien sûr cette méthode devra être améliorée, mais elle prend chaque jour le chemin d’un outil plus perfectionné.

Pour Paul et moi, le fait de comprendre ces objectifs et de pouvoir les quantifier en terme de temps nous a également permis d’améliorer notre façon d’accompagner chacun dans ses projets.
En jugeant de la juste quantité de travail sur une semaine, nous tentons d’offrir à tous nos collaborateurs la possibilité d’être plus sereins et plus indépendants dans la conduite de leurs dossiers.

Avant cette formation, nous n’avions pas pris pleinement conscience qu’ils étaient eux-mêmes demandeurs de cette autonomie.

En reprenant progressivement le contrôle de nos agendas mais aussi de nos clients, nous nous donnons toutes les chances de développer notre agence de manière pérenne et qualitative.
Nous apprenons également à reprendre le contrôle du temps qui n’est pas dédié au travail pour le rendre plus agréable à vivre. Merci Mara !

Pierre ROUSSEL - Architecte DPLG -
GODART + ROUSSEL Architectes

Formation inter

Pour acquérir des outils et une posture de manager efficace et bienveillant. 

Accompagnement

Collectif ou individuel, pour aider une structure ou une personne à évoluer

RECRUTEMENT

Pour attirer la perle rare et évaluer ses compétences afin de prendre une décision rationnelle plutôt qu’intuitive. 

Une question ?

Nous vous rappelons !

8 + 4 =

Vos données personnelles sont conservées uniquement dans les buts de répondre à cette demande et si vous l’avez demandé de vous ajouter à la liste de diffusion de la newsletter. Elles ne seront transmises à aucune tierce partie sans autorisation expresse de votre part. Conformément au Règlement Général Européen sur la Protection des Données, vous disposez d’un droit de désabonnement de la newsletter et de suppression de notre base de données à tout moment.