Formaliser sa stratégie pour fédérer son équipe

Suite à la fusion de plusieurs intercommunalités, nous avons lancé un projet de service dans le but de nous organiser le plus efficacement possible et réussir à faire travailler des agents de cultures et d’habitudes professionnelles différentes. Dans ce cadre, Crono Concept nous a accompagné pour nous aider à définir les valeurs de notre service ; c’est-à-dire les valeurs qui nous rassemblent et sur lesquelles nous allons nous appuyer pour effectuer nos missions et conduire le management.

Dans une démarche dynamique et participative, Crono Concept nous a fait naviguer à travers nos valeurs individuelles, les valeurs liées à notre métier et celle de notre région. Tous les membres du service ont participé et se reconnaissent au final, dans la synthèse et la rédaction des valeurs qui nous unissent, et qui seront le socle de l’organisation de notre service et de notre communication envers nos partenaires.

Ce projet m’a permis de sortir la tête du guidon, prendre de la hauteur par rapport au fonctionnement de l’entreprise.

Le travail participatif avec une partie des salariés sur les points forts, les points faibles de l’entreprise, les opportunités et les menaces qui tournent autour et les attentes des clients internes et externes a été très constructif.

Ce projet a été l’occasion de fédérer l’équipe autour d’un projet collectif et de se fixer des objectifs.

Cette expérience est à renouveler dans d’autres domaines.

Nous sommes un atelier d’insertion avec 2 activités distinctes : la confection d’articles et de vêtements en lin et l’entretien d’espaces verts.

La diminution programmée des subventions concernant l’insertion professionnelle nous obligeait à devenir une entreprise commerciale à part entière et à dégager un chiffre d’affaire suffisant pour pérenniser l’activité.

La consultante Crono Concept nous a accompagnés pendant 6 mois sur deux actions :

• L’élaboration de la nouvelle stratégie.
• Un accompagnement au changement sous la forme d’une formation “Gestion du temps” pour l’ensemble de l’équipe.

Ce travail nous a ainsi permis de mettre en place le nouveau projet d’entreprise, de (re)motiver les sociétaires et les salariés pour leur permettre d’appliquer ce projet en créant une ambiance propice à cette nouvelle manière de travailler et enfin, de définir un plan d’action clair et réaliste, et de s’y tenir !

Depuis sa création en 2004 notre société Autom’elec a bien évolué. Après une bonne dynamique de départ, nous souhaitions franchir un palier, et pour cela nous avions besoin d’un accompagnement et d’un regard extérieur, principalement sur la stratégie et sur des outils d’organisation.

L’équipe de direction à participé à deux journées séminaires animées par la consultante Crono Concept.

Nous avons commencé par échanger, partager nos valeurs personnelles, ce qui nous a permis dans un deuxième temps de préciser et formaliser les valeurs de l’entreprise. Ces valeurs sont les bases de notre stratégie d’entreprise.

L’étape suivante à été de définir de façon ludique et participatif nos objectifs à court et plus long terme, et de définir les actions à mettre en œuvre pour les atteindre, avec la mise en place d’un planning de Gantt nous permettant régulièrement de faire le point sur l’avancement.

Lors de ces journées de réflexions nous avons identifié que nous avions besoin de formaliser notre organisation, et particulièrement notre référentiel métier.

Ces journées nous ont permis de prendre du recul sur notre quotidien et d’établir entre nous un dialogue constructif et fédérateur au sein de l’équipe de direction.

La formalisation des valeurs nous à permis de les partager avec l’ensemble des salariés de l’entreprise et de communiquer celles-ci auprès de nos clients et fournisseurs.

Les objectifs sont aujourd’hui clairs pour tous, c’est pour chacun une feuille de route avec les outils adaptés pour les suivre régulièrement, et les faire évoluer chaque année…

Le référentiel métier et les fiches de postes ont permis de bien définir les rôles et responsabilités, au sein de chaque équipe. Ceux sont de bons supports que nous utilisons aussi pour les entretiens annuels et pour les recrutements.

A ce jour, CRONO CONCEPT intervient aussi régulièrement dans notre structure pour des formations sur la gestion du temps … et pour nous aider lors de nos phases de recrutements.

Définir une stratégie d’entreprise sur 3 ans en 2 jours, alors que nous sommes toujours confrontés aux urgences de nos clients au quotidien, nous paraissait insurmontable.
Nous avions conscience qu’il fallait prendre le temps de réfléchir à nos axes prioritaires et ne pas vouloir tout faire. C’est pourquoi nous avons fait appel à Crono Concept, avec qui nous avions déjà eu une très bonne expérience sur la gestion du temps, pour nous aider à élaborer notre stratégie et nos objectifs. En 2 jours, nous avons réussi à voir clair dans nos objectifs prioritaires et stratégiques. Ce qui nous a permis de fédérer toute l’équipe lors de notre séminaire annuel autour de buts concrets. Cela a été un réel succès !

L’accompagnement des consultants de Crono Concept sur cette phase délicate a été primordial. En effet, il fallait tout à la fois bâtir une politique solide et ambitieuse pour la nouvelle équipe, revoir le rôle et la fonction de chaque salarié … et faire accepter l’ensemble, par des élus et salariés, qui venaient, même s’ils aspiraient à l’apaisement, de subir une longue période de troubles et un retournement de situation soudain.

En petit groupe (avec des membres judicieusement choisis) Crono-Concept a proposé la définition concertée d’une politique ambitieuse pour la Fédération (déclinée en huit objectifs), la restructuration de l’organigramme et des fonctions des salariés, la formation au management de la directrice et la formation des élus sur certaines thématiques.

Légitimée par un vote au CA, ces nouvelles dispositions politique et structurelle furent ensuite présentées aux salariés.

Actuellement (fin 2012), l’accompagnement se poursuit encore mais de manière plus ponctuelle (pour un programme de formations élus et directrice par exemple).

Je suis jeune chef pâtissier, chocolatier, passionné par mon métier, le travail d’équipe et le management. Ayant toujours cherché à m’améliorer au niveau du  management par différentes méthodes (lectures, conseils d’amis, inspiration d’anciens chefs…), je trouve que ma progression dans ce domaine est bien plus  rapide depuis ma collaboration avec Crono Concept.

Il est très impressionnant de voir que les méthodes enseignées permettent des résultats très rapides et vraiment excellents avec certains collaborateurs. Ceci aboutit à des relations encore plus saines et plus claires au sein de l’entreprise.

Quand j’ai fait appel à Crono Concept, c’était dans le but de me former sur le management de mon équipe plus exactement “Déléguer en Donnant du Sens”. Crono Concept m’a alors proposé un accompagnement en 4 séances espacées d’un mois, afin de prendre le temps de mettre en pratique sur le terrain toutes les méthodes vues ensemble.

J’ai beaucoup aimé cet accompagnement, car j’ai trouvé en Crono Concept des valeurs que j’avais en moi et que je souhaitais insuffler à mon entreprise.

Grâce à ces méthodes, j’ai obtenu des résultats bien au-delà de mes espérances, principalement pour le suivi du personnel : entretiens individuels annuels établir des objectifs ensemble qui ont du sens mettre lien vers fiche produit délégation, les assigner dans un temps précis, et les faire suivre, éclaircir plus facilement les problèmes de vive voix si il y en a…

Certes, il faut se faire violence pour changer ses méthodes de management habituelles, apprendre à moins parler pour ne rien dire ou se défendre, mais plutôt, donner la parole à son collaborateur par des questions brèves : la plupart du temps, il apportera tout seul les solutions au problème… il ne reste qu’à accepter les solutions proposées ou en proposer d’autres suite à une écoute attentive.

De mon point de vue, les résultats de cette formation sont excellents. Je pense que Crono Concept a vraiment su s’adapter à mon entreprise, à ma situation et à mes besoins.

Hérault Habitat est une structure départementale HLM en forte expansion (plus de 4% d’augmentation du patrimoine annuel), composée de 200 agents.

Des contrôles de la Mission Interministérielle du Logement et de la Chambre Régionale des Comptes ont soulevé des points à améliorer, tant sur l’organisation du Comité de Direction que sur le management général de Hérault Habitat.

J’ai donc fait appel à la société Crono Concept pour m’aider dans la mise en œuvre de stratégie, de façon de faire et d’organisation. (…)

Les points principaux à traiter ont été évoqués simplement et librement lors d’un échange qui a mis à plat ma propre personnalité. Un échange très fructueux s’est établi et m’a permis, pour chaque point, d’utiliser des outils ou méthodes managériales permettant de m’adapter aux circonstances, en organisant mon planning, en me fournissant des méthodes pour des entretiens gagnant-gagnant et en mettant en place des objectifs SMART, me permettant d’améliorer grandement mon efficacité sur des périodes de fonctionnement identiques.

Des séminaires, hors lieu de travail, ont permis de recréer une confiance, un esprit de groupe. Les résultats sont importants, le groupe s’est restructuré, autour de valeurs, de comportements applicables à tous. (…)

Et maintenant ? Le système est en place. Le processus d’amélioration continu des procédures va être suivi par des contacts avec Crono Concept précis, sur des thèmes définis. Un climat serein s’établit.