Comment ça va avec le travail à distance… ? La semaine dernière, j’ai sondé mes clients et connaissances sur leurs premiers retours. Une trentaine de personnes a répondu, c’est dire que l’envie de s’exprimer est là ! Voici une synthèse de recos pratiques, en deux catégories : conseils aux manages et conseils à tous.

Conseils aux managers :

1. Prenez le temps d’installer un nouveau cadre.

La prise en main de toute équipe passe par la pose ou la co-création d’un cadre de travail qui convienne aux collaborateurs, en tenant compte des nécessités du métier, de leurs habitudes et préférences, mais aussi de celles du manager. Le travail à distance nécessite de créer un nouveau cadre, même si vous connaissez votre équipe depuis des années.

« Redéfinir les modalités de travail. »

Définissez ensemble les modalités de travail (devons-nous tous avoir les mêmes horaires ?), de communication formelle et informelle, de partage d‘information et d’entre-aide. Faites le tri entre les modalités de travail qu’on peut reproduire à distance et celles qui doivent être adaptées. Cet informaticien qui se plaint d’« être harcelé de mails, de coups de téléphone et textos qui m’empêchent de faire le travail » nous rappelle qu’on ne doit pas s’appeler à tout bout de champ comme on s’interpellerait dans un open-space (ce qui n’est en passant pas recommandé.)

Testez le cadre et ajustez-le.

 

 2. Prenez le temps d’écouter.

En période de changement, les gens sont bousculés, et ce ne seront pas toujours ceux que vous pensez qui connaîtront le plus de difficultés. Acceptez d’être moins productif au début. Ne débutez pas l’appel à votre collaborateur par « Ça va ? Bon, pour la couleur du logo … » mais par un vrai « Comment ça va ? ». S’il vous répond : « Ça va…», insistez un peu : « Oui, mais comment ? Sur une échelle de 1 à 10… ? ». Vous avez besoin de le savoir et les collaborateurs ont besoin de savoir qu’ils ont le droit de dire qu’ils sont déboussolés, inquiets, claustrophobes… Ou qu’ils sont ravis d’échapper au calvaire du RER D ! Sans vous transformer en assistant social, prenez du temps au début pour écouter.

 3. Re-priorisez les objectifs.

Vos collaborateurs ne pourront pas forcément faire avancer tous les dossiers ou objectifs dans le contexte actuel.

« Des prospects inaccessibles peuvent être plus disponibles. »

Reprenez-les un par un avec chacun et priorisez. Si leur activité habituelle est fortement réduite, pensez à leur proposer de nouveaux objectifs le temps du confinement. Pensez aussi que certains interlocuteurs stratégiques peuvent être un peu plus disponibles. Ainsi Franck, Directeur Général dans la plasturgie, demande à ses commerciaux terrain de profiter de ce temps pour prospecter sur LinkedIn. Mener une recherche, faire de la veille, développer un nouveau service pour un client, réaliser enfin le livret d’accueil dont on parle depuis des années, sont des moyens non seulement d’optimiser ce temps moins productif, mais aussi de permettre à vos collaborateurs de se sentir stimulés et de mieux vivre cette période.

 

4. Doucement sur la technologie.

La technologie nous permet de faire à peu près tout à distance : tenir des réunions, construire des livrables, suivre les projets, s’engueuler, se former… mais soyez attentifs aux contraintes des collaborateurs. Une réunion par visioconférence consomme énormément de bande passante et peut isoler des personnes en zone avec moins de couverture.

« Ne multipliez pas les outils. »

Ne multipliez pas non plus les outils. Olivia, manager dans l’audiovisuel, confie : « La multiplicité des moyens de communication, je trouve ça oppressant. » Idéalement, servez-vous des outils dont les collaborateurs ont l’habitude (Zoom, Trello…) et n’en rajoutez que si un impératif se présente.

Pour continuer à co-créer à distance, je recommande le super  Guide de Survie des Réunions à Distance élaboré la semaine dernière par le Worklab (cabinet d’intelligence collective de Nantes).

Dans tous les cas, testez d’abord l’outil vous-même, vérifiez que vos collaborateurs possèdent le matériel adapté, et laissez-leur le temps de se familiariser avec. Vous pouvez demander aux plus ‘technologiquement confiants’ d’accompagner leurs collègues.

 

5. Acceptez des horaires adaptés.

Ceci ne vaut pas pour le télétravail ‘habituel’, cadré par un accord d’entreprise. Mais le contexte actuel, notamment la rapidité avec laquelle le télétravail a dû se mettre en place et la présence parfois de la famille entière sur le lieu de travail, génère des besoins particuliers avec lesquels les salariés doivent composer. Même lorsqu’un des parents a été arrêté pour s’occuper des enfants, le confinement est mieux vécu lorsque chacun peut contribuer à la gestion de la vie familiale. Olivia écrit : « J’ai l’impression d’être à fond du lever à la fin du dîner car je dois faire les courses et à manger pour 3 personnes, matin, midi et soir, plus le boulot. »

Proposez à vos collaborateurs de construire un planning qui respecte les impératifs d’activité, tout en intégrant des temps d’aide aux devoirs ou de tâches de la maison. Un père de famille apprécie que son employeur l’autorise à travailler cinq heures la journée et deux heures le soir. Proposez à vos collaborateurs de tester un planning pendant une semaine avant de le figer. Et soyez un peu tolérant au début : la plupart des répondants ont évoqué une baisse d’efficacité au début, qui remonte une fois les habitudes en place.

 

6. Gardez le lien.

C’est une évidence, et pourtant certains se sont sentis abandonnés. Proposez aux collaborateurs de partager une photo de leur lieu de travail pour que chacun ‘visualise’ le contexte de ses collègues : ça rapproche.

 « L’homo sapiens aime les rituels. »

Surtout, l’homo sapiens aime les rituels ! Ce qui a bien fonctionné pour tous : un groupe Facebook ou un WhatsApp de service, de l’humour, une petite vidéo du manager le matin pour donner des nouvelles de la veille. Et le maintien des rituels ou la création de nouveaux. Si vous maintenez une réunion quotidienne, appelez ceux qui manqueraient pour vérifier que tout va bien.

 

Conseils à tous :

7. Dire aux proches que vous travaillez.

Vos parents et amis vous appellent parce qu’ils sont seuls ou inquiets pour vous. Oui mais certains oublient que si vous aussi êtes bien confinés, vous, vous travaillez. Informez vos proches de vos horaires et soyez ferme.

 

8. Attention aux mails

Attention à ne pas mettre tout le monde en copie des mails. Jérémy écrit : « J’ai reçu également une bonne dizaine de messages avec 50 personnes en copie, qui en plus font 30 lignes, j’ai du mal à les lire, donc hélas c’est possible que je rate des infos importantes. » Si cela n’existe pas chez vous, cela peut être l’occasion de d’élaborer une charte de bonnes utilisation des mails. (Ecrivez-moi pour des conseils personnalisés!)

 

9. Faire du sport

autre que les allers-retours entre le bureau et le frigo (celui-là je dois vraiment me l’appliquer…).

Si une personne s’est plaint que le sas de la marche bureau-domicile lui manquait, d’autres se disent ravies d’avoir remplacé le temps de trajet par des cours de fitness ou de yoga ou de salsa en ligne. On ne le dira jamais assez (pardon pour le cliché), l’activité physique contribue fortement au moral !

 

10. Soyez bien assis

Une doléance qui revient est ‘Je suis mal assis’. Managers, si vous avez la possibilité de faire déménager une chaise de bureau vers le domicile du collaborateur, vous lui épargnerez peut-être un arrêt pour mal de dos à la rentrée ! Et si vous n’avez pas encore de fauteuils ergonomiques, c’est peut-être l’occasion d’investir !

 

11. Soyez tolérant des autres et de vous!

Non vous ne serez pas aussi productif au début, et vos collègues non plus. Mais en démontrant bienveillance et initiative, vous introduirez peut-être les améliorations organisationnelles que vous attendiez tous… Ainsi Ludovic, dirigeant d’une société de BTP dans le Vercors, remarque : « Je prends note que je peux vraiment lâcher prise encore plus sur mon rôle et sur l’aspect contrôlant que je peux avoir. » Pour lui comme pour la plupart des salariés et dirigeants sondés, l’organisation du travail sera profondément et positivement transformée par cette expérience.